Datenschutzerklärung der Papsoft AG
Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen des Schweizer Datenschutzgesetzes («DSG») und das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz («revDSG») sowie auf die EU-Datenschutz-Grundverordnung («DSGVO») ausgelegt. Der Schutz ihrer Personendaten ist uns ein wichtiges Anliegen.
Diese Datenschutzerklärung ist nicht Bestandteil eines Vertrags mit Ihnen. Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Die auf dieser Website publizierte Fassung ist die jeweils aktuelle Version.
Letzte Aktualisierung: 23.08.2023
1. Worum geht es in dieser Datenschutzerklärung?
Die Papsoft AG (nachstehend auch «wir», «uns») beschafft und bearbeitet Personendaten, die Sie oder auch andere Personen (sog. «Dritte») betreffen. Wir verwenden den Begriff «Daten» hier gleichbedeutend mit «Personendaten» oder «personenbezogene Daten». In dieser Datenschutzerklärung erfahren Sie, was wir mit Ihren Daten tun, wenn Sie unsere Homepage («Website») www.papsoft.ch besuchen, unsere Dienstleistungen oder Produkte beziehen, anderweitig mit uns im Rahmen eines Vertrags in Verbindung stehen, mit uns kommunizieren oder sonst mit uns zu tun haben. Wenn Sie uns Daten über andere Personen bekanntgeben, gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt sind und diese Daten der Wahrheit entsprechen. Mit der Übermittlung von Daten über Dritte bestätigen Sie dies. Bitte stellen Sie sicher, dass diese Dritten über unsere Datenschutzerklärung in Kenntnis gesetzt wurden.
2. Wer ist für die Bearbeitung Ihrer Daten verantwortlich?
Papsoft AG
Neue Jonastrasse 38
CH-8640 Rapperwil SG
Für Ihre Datenschutzanliegen und die Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns bitte unter info@papsoft.ch.
3. Welche Daten bearbeiten und erheben wir?
Wir bearbeiten in erster Linie Personendaten, die Sie uns direkt geben oder die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden und anderen Geschäftspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten. Weiter betrifft dies Personendaten, die wir beim Betrieb unserer Website und weiteren Anwendungen von deren Nutzern erheben. Soweit dies erlaubt ist, greifen wir auch auf öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Betreibungsregister, Grundbücher, Handelsregister, Presse, Internet, Behörden) zurück. Diese von Dritten über Sie erhaltenen Daten umfassen insbesondere
- Angaben aus öffentlichen Registern
- Angaben, die uns im Zusammenhang mit behördlichen und gerichtlichen Verfahren erreichen
- Angaben im Zusammenhang mit ihren beruflichen Funktionen und Aktivitäten
- Angaben über Sie aus der Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten
- Bonitätsauskünfte (soweit wir mit Ihnen persönlich Geschäfte abwickeln)
- Angaben über Sie, die uns Personen aus Ihrem Umfeld (Familie, Berater, Rechtsvertreter, etc.) geben, damit wir Verträge mit Ihnen oder unter Einbezug von Ihnen abschliessen oder abwickeln können (z.B. Referenzen, Ihre Adresse für Lieferungen, Vollmachten, Angaben zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie etwa der Geldwäschereibekämpfung und Exportrestriktionen
- Angaben von Banken, Versicherungen, Vertriebs- und anderen Vertragspartnern von uns zur Inanspruchnahme oder Erbringung von Leistungen durch Sie (z.B. erfolgte Zahlungen, erfolgte Käufe)
- Angaben aus Medien und Internet zu Ihrer Person (soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist, z.B. im Rahmen einer Bewerbung, Presseschau, Marketing, Verkauf, etc.)
- Ihre Adressen und ggf. Interessen und weitere soziodemographische Daten (für Marketing)
- Daten im Zusammenhang mit der Benutzung der Website (z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse des Smartphones oder Computers, Angaben zu Ihrem Gerät und Einstellungen, Cookies, Datum und Zeit des Besuchs, abgerufene Seiten und Inhalte, benutzte Funktionen, verweisende Website, Standortangaben).
4. Zu welchen Zwecken bearbeiten wir Ihre Daten?
Wir bearbeiten Ihre Daten als Bezüger unserer Produkte und Dienstleistungen
- um Verträge mit unseren Kunden und Geschäftspartnern abzuschliessen, abzuwickeln und zu verwalten.
- für den Einkauf von Produkten und Dienstleistungen von unseren Lieferanten und Subunternehmern.
- um unseren gesetzlichen Pflichten im In- und Ausland nachzukommen.
- im Zusammenhang mit der Kommunikation sowie zum Nachweis von Kommunikationen und deren Inhalten mit Ihnen, insbesondere zur Beantwortung von Anfragen sowie der Geltendmachung Ihrer Rechte und um Sie bei Rückfragen zu kontaktieren. Wir bewahren diese Daten auf, um unsere Kommunikation mit Ihnen zu dokumentieren, für Schulungszwecke, zur Qualitätssicherung und für Nachfragen. Es geht hier um sämtliche Kommunikationszwecke, ob im Kundendienst oder in der Beratung und bei der Authentifizierung im Falle einer Nutzung unserer Website. Wir bearbeiten diese Daten mit dem Zweck, dass wir uns mit Ihnen per E-Mail, Telefon, Messengerdienste, Chat, Social Media, Brief und Fax austauschen können.
- zur Beziehungspflege, zur Produktentwicklung, zur Verbesserung unserer Dienstleistungen, zu Sicherheitszwecken und für Zugangskontrollen.
- im Rahmen unserer internen Abläufe und Administration.
Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten von Ihnen und weiteren Personen, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch für folgende Zwecke, an denen wir (und zuweilen auch Dritte) ein dem Zweck entsprechendes berechtigtes Interesse haben, die da wären
- Angebot und Weiterentwicklung unserer Dienstleistungen und Websites, Apps und weiteren Plattformen, auf welchen wir präsent sind.
- Gewährleistungen unseres Betriebs, insbesondere der IT, unserer Websites, Apps und weiteren Plattformen.
- Kommunikation mit Dritten und Bearbeitung derer Anfragen (z.B. Medien, Bewerbungen).
- Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache sowie Erhebung von Personendaten aus öffentlich zugänglichen Quellen zwecks Kundenakquisition.
- Werbung und Marketing (einschliesslich Durchführung von Anlässen und Wettbewerben), soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben (wenn wir Ihnen als bestehender Kunde von uns Werbung zukommen lassen, können Sie dem jederzeit widersprechen, wir setzen Sie dann auf eine Sperrliste gegen weitere Werbesendungen).
- Markt- und Meinungsforschung, Medienbeobachtung.
- Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung in Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren.
- Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und sonstigem Fehlverhalten (z.B. Durchführung interner Untersuchungen und Datenanalysen zur Betrugsbekämpfung).
- Videoüberwachungen zur Wahrung des Hausrechts und sonstige Massnahmen zur IT-Gebäude- und Anlagesicherheit und Schutz unserer Mitarbeiter und weiteren Personen und uns gehörenden oder anvertrauten Werte (wie z.B. Zutrittskontrollen, Besucherlisten, Netzwerk- und Mailscanner, Telefonaufzeichnungen).
- Kauf und Verkauf von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder Teilen von Gesellschaften und andere gesellschaftsrechtliche Transaktionen und damit verbunden die Übertragung von Personendaten sowie Massnahmen zur Geschäftssteuerung und soweit zur Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Verpflichtungen sowie interner Vorschriften der Papsoft AG.
Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Personaldaten für bestimmte Zwecke erteilt haben (zum Beispiel bei Ihrer Anmeldung zum Erhalt von Newslettern oder Durchführung eines Background-Checks bzw. Remote Zugriffs), bearbeiten wir Ihre Personendaten im Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung, soweit wir keine andere Rechtsgrundlage haben und wir eine solche benötigen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen hat.
5. Verwenden wir Cookies, Tracking, Social Media Plug-ins und andere Technologien im Zusammenhang mit der Nutzung unserer Website und in sozialen Netzwerken?
Wir setzen auf unserer Website „Cookies“ und vergleichbare Techniken ein, mit denen Ihr Browser oder Ihr Gerät identifiziert werden kann. Ein Cookie ist eine kleine Datei, die an Ihren Computer gesendet bzw. vom verwendeten Webbrowser automatisch auf Ihrem Computer oder mobilen Gerät gespeichert wird, wenn Sie unsere Website besuchen oder Apps installieren. Wenn Sie diese Website erneut aufrufen oder unsere App benutzen, können wir Sie so wiedererkennen, selbst wenn wir nicht wissen, wer Sie sind. Neben Cookies, die lediglich während einer Sitzung benutzt und nach Ihrem Website-Besuch gelöscht werden („Session Cookies“), können Cookies auch benutzt werden, um Nutzereinstellungen und andere Informationen über eine bestimmte Zeit zu speichern („permanente Cookies“). Sie können Ihren Browser jedoch so einstellen, dass er Cookies zurückweist, nur für eine Sitzung speichert oder sonst vorzeitig löscht. Die meisten Browser sind so voreingestellt, dass Sie Cookies akzeptieren. Wir nutzen permanente Cookies, damit wir u.a. Benutzereinstellungen (wie Sprache, Autologin) speichern können. Gewisse der Cookies werden von uns gesetzt, gewisse auch von Vertragspartnern, mit denen wir zusammenarbeiten. Wenn Sie Cookies sperren, kann es sein, dass gewisse Funktionalitäten (wie z.B. Sprachwahl, Warenkorb, Bestellprozesse) nicht mehr funktionieren. Wir behalten uns vor in unseren Newslettern und sonstigen Marketing-E-Mails teilweise und soweit erlaubt auch sicht- und unsichtbare Bildelemente einzubauen, durch deren Abruf von unseren Servern wir feststellen können, ob und wann Sie die E-Mail geöffnet haben, damit wir messen und besser verstehen können, wie Sie unsere Angebote nutzen, um diese besser auf Sie zuschneiden zu können. Sie können dies jedoch in Ihrem E-Mail-Programm blockieren. Die meisten Programme sind so voreingestellt, dass Sie dies automatisch tun. Mit der Nutzung unserer Website, unserer Apps und der Einwilligung für den Erhalt von Newslettern und anderen Marketing-E-Mails stimmen Sie dem Einsatz dieser Techniken zu. Wollen Sie dies nicht, dann müssen Sie Ihren Browser bzw. Ihr E-Mail-Programm entsprechend einstellen oder unsere App deinstallieren, sofern sich dies nicht über die Einstellungen anpassen lässt. Es kann sein, dass wir in Zukunft auf unsere Website mitunter Statistikdienste einsetzen werden (z.B. Google Analytics oder vergleichbare), damit wir die Nutzung unserer Website (nicht personenbezogen) messen und auswerten können. Hierzu werden ebenfalls permanente Cookies benutzt, die der Dienstleister setzt. Diese Dienste sind Leistungen von Dritten, die sich in irgendeinem Land der Erde befinden können. Wir werden solche Dienste so konfigurieren, dass keine Datenweitergabe stattfindet, damit z.B. die IP-Adressen der Besucher nicht zurückverfolgt werden können. Trotzdem ist es möglich, dass gewisse Dienste Daten für eigene Zwecke nutzen und Rückschlüsse auf die Identität der Besucher ziehen, um z.B. personenbezogene Profile zu erstellen. Soweit Sie sich bei einem solchen Dienstleister selbst registriert haben, kennt der Dienstleister Sie auch. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten durch den Dienstleister erfolgt dann in Verantwortung des Dienstleisters nach dessen Datenschutzbestimmungen. Der Einsatz von Social Media Plug-ins (z.B. Facebook, Twitter, Youtube, Instagram) auf unserer Website ist in Zukunft ebenfalls denkbar. Dies wäre aber für Sie jeweils ersichtlich (typischerweise über entsprechende Symbole). Sollten Social Media Plug-ins auf unserer Website eingesetzt werden, so sind diese standardmässig deaktiviert. Aktivieren Sie sie (durch Anklicken), können die Betreiber der jeweiligen sozialen Netzwerke registrieren, dass Sie auf unserer Website sind und woher Sie zugreifen und können diese Informationen für ihre Zwecke nutzen. Die Bearbeitung Ihrer Personendaten erfolgt dann in Verantwortung dieses Betreibers nach dessen Datenschutzbestimmungen.
6. Wem geben wir Ihre Daten bekannt und gelangen Ihre Personendaten auch ins Ausland?
Wir geben im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten und der erwähnten Zwecke, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, Ihre Daten auch Dritten bekannt. Dies betrifft insbesondere die folgenden Stellen:
- Dienstleister von uns (wie z.B. Banken, Versicherungen) einschliesslich Auftragsbearbeiter (wie z.B. IT-Provider)
- Händler, Lieferanten, Subunternehmer und sonstige Geschäftspartner
- Kunden
- In- und ausländische Behörden, Amtsstellen oder Gerichte
- Medien
- Öffentlichkeit, einschliesslich Besucher von Websites und sozialer Medien
- Mitbewerber, Branchenorganisationen, Verbände, Organisationen und weitere Gremien
- Erwerber oder Interessenten am Erwerb von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder sonstigen Teilen der Papsoft AG
- andere Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren
- Weitere Gesellschaften der Papsoft AG
Diese Stellen (Empfänger) sind teilweise im Inland, können aber auch im Ausland sein. Sie müssen insbesondere mit der Übermittlung Ihrer Daten in alle Länder rechnen, wo sich unsere Geschäftspartner sowie die von uns benutzten Dienstleister befinden. Befindet sich ein Empfänger in einem Land ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, verpflichten wir den Empfänger vertraglich zur Einhaltung des anwendbaren Datenschutzes (gemäss Durchführungsbeschluss (EU) 2021/914 der Kommission vom 4. Juni 2021 über Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer gemäss der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates), soweit er nicht bereits einem gesetzlich anerkannten Regelwerk zur Sicherstellung des Datenschutzes unterliegt und wir uns nicht auf eine Ausnahmebestimmung stützen können. Eine Ausnahme kann namentlich bei Rechtsverfahren im Ausland gelten, aber auch in Fällen überwiegender öffentlicher Interessen oder wenn eine Vertragsabwicklung eine solche Bekanntgabe erfordert, wenn Sie eingewilligt haben oder wenn es sich um von Ihnen allgemein zugänglich gemachte Daten handelt, deren Bearbeitung Sie nicht widersprochen haben.
7. Wie lange bearbeiten wir Ihre Daten?
Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Geschäftsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert. Für betriebliche Daten (z.B. Systemprotokolle, Logs), gelten grundsätzliche kürzere Aufbewahrungsfristen von zwölf Monaten oder weniger.
8. Wie schützen wir Ihre Daten?
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch (z.B. Mitarbeiterschulungen, IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangskontrollen, Zugangsbeschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen).
9. Was gilt bei Profiling und automatisierten Einzelentscheiden?
Wir verarbeiten Ihre Personendaten teilweise automatisiert mit dem Ziel, bestimmte persönliche Aspekte zu bewerten (Profiling). Wir setzen Profiling insbesondere ein, um Sie zielgerichtet über Produkte informieren und beraten zu können. Dabei setzen wir Auswertungsinstrumente ein, die uns im Bedarfsfall situationsgerechte Werbung und Kommunikation, einschliesslich Markt- und Meinungsforschung ermöglichen. Zur Begründung und Durchführung der Geschäftsbeziehung und auch sonst nutzen wir grundsätzlich keine vollautomatisierte automatische Entscheidungsfindung. Sollten wir solche Verfahren in Einzelfällen einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert in Kenntnis setzen und Sie über die damit zusammenhängenden Rechte aufklären, sofern dies gesetzlich vorgegeben resp. vorgeschrieben ist.
10. Müssen Sie Ihre Personendaten bereitstellen?
Eine gesetzliche Pflicht, uns Daten bereitzustellen, haben Sie in der Regel nicht. Im Rahmen einer Geschäftsbeziehung benötigen wir jedoch Personendaten, die für die Aufnahme und Durchführung der Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, einen Vertrag mit Ihnen (oder der Stelle oder Person, die Sie vertreten) zu schliessen und diesen abzuwickeln. Auch unsere Website oder unsere Apps können nicht genutzt werden, wenn gewisse Angaben zur Sicherstellung des Datenverkehrs (wie z.B. IP-Adresse) nicht offengelegt werden.
11. Welche Rechte haben Sie?
Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen, insbesondere jener für Zwecke des Direktmarketings, des für Direktwerbung betriebenen Profilings und weiterer berechtigter Interessen an der Bearbeitung sowie auf Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität). Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen. Ein Widerruf hat auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen keine Auswirkung. Beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen haben kann (z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung, Kosten). Wir werden Sie in so einem Fall vorgängig informieren, sollte dies nicht bereits vertraglich geregelt sein. Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, falls Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden
kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der bei der Datenverantwortlichkeit angegebenen Adresse kontaktieren. Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte.